ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Рішення селищної ради   

 

25.03.20218/10-178

                                                                                                                                                                                    

 

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний відділ

Мангушської селищної ради

 

I. Загальні положення

 

1.1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Мангушська селищна рада (далі – селищна рада) створює архівний відділ (далі – архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час її діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

 

1.2. Архів є виконавчим органом Мангушської селищної ради, підпорядкований та підзвітний селищній раді, виконавчому комітету селищної ради, селищному голові та заступнику селищного голови відповідно до розподілу функціональних обовязків.

 

1.3. У своїй діяльності архів керується  Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до  Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим положенням, яке розроблено на підставі Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу  місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Міністерства юстиції  України від 10 лютого 2012 року № 232/5, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 року за № 202/20515.

 

1.4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує селищний голова, і звітує перед ним про проведену роботу.

 

1.5. Коло службових обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує селищний голова.

 

II. Основні завдання відділу

 

2.1. Основними завданнями архіву є:

2.1.1. Приймання від структурних підрозділів селищної ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації.

 

2.1.2. Контроль, разом із відділом загальної та організаційної роботи селищної ради, за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах селищної ради.

2.1.3. Участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ селищної ради, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою.

2.1.4. Ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила), відповідній державній архівній установі.

2.1.5. Проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії селищної ради проєктів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

2.1.6. Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів.

2.1.7. Організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил.

2.1.8. Підготовка, передавання та транспортування (за рахунок селищної ради) документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи.

2.1.9. Участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників селищної ради, які відповідають за роботу з документами.

 

III. Права відділу

 

3.1. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

3.1.1. Вимагати від структурних підрозділів селищної ради передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством.

3.1.2. Повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог.

3.1.3. Давати структурним підрозділам селищної ради рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву.

3.1.4. Запитувати від структурних підрозділів селищної ради відомості, необхідні для роботи.

3.1.5. Інформувати керівництво селищної ради про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.

3.1.6. Брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в селищній раді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

 

IV. Організація роботи відділу

 

4.1. На посаду керівника архіву призначається особа з повною вищою освітою відповідного напряму підготовки (магістр, спеціаліст) і стажем роботи за фахом не менше двох років.

4.2. Керівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади селищним головою.

4.3. Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами селищної ради визначається селищним головою.

4.4. Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є керівник архіву.

 

4.5. До складу документів архіву входять:

документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації, та документи з кадрових питань (особового складу);

науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені селищною радою або одержані нею на законних підставах;

фонди особового походження працівників селищної ради, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;

документи з різними видами матеріальних носіїв інформації селищної ради - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву селищної ради;

довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві селищної ради окремо.

 

4.6. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів селищної ради до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, затверджених  наказом Міністерства юстиції України  від 18 червня 2015 року  № 1000/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181.

Науково-технічна документація передається до архіву селищної ради у порядку, встановленому державними стандартами України.

Аудіовізуальні документи передаються до архіву селищної ради одразу після завершення їх виробництва.

Електронні документи передаються до архіву селищної ради відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.

 

 

 

Секретар селищної ради                                                                     Світлана ОЛЕФІР